วิธีจัดการกับอีเมลตีกลับ

การตลาดทางอีเมลนั้นเป็นส่วนสำคัญของทุกธุรกิจ ซึ่งอาจเป็นการส่งอีเมลด้วยลิสต์รายชื่อขนาดใหญ่ไปยังลูกค้าของคุณ อย่างไรก็ตามคุณอาจมีความกังวลเกี่ยวกับอีเมลตีกลับในขณะที่คุณกำลังส่งอีเมลโปรโมชั่นหรืออีเมลธุรกรรม

ในแง่ของการตีกลับจากอีเมลธุรกรรมยกตัวอย่าง เช่น เมื่อผู้ใช้งานถูกปิดกั้นไม่ให้เข้าใช้งานบัญชีของตัวเองเนื่องจากเขาไม่สามารถรีเซ็ตรหัสผ่าน

ซึ่งจากสถานการณ์ดังกล่าวลูกค้าจะต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม วิธีการแก้ปัญหาคือต้องปรับปรุงการจัดการอีเมลตีกลับของคุณ โดยคุณควรที่จะลดจำนวนการขอความช่วยเหลือที่เกี่ยวกับปัญหาในการส่งอีเมลเพื่อให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น

 

Taximail จัดการกับการตีกลับอีเมลได้อย่างไร?

เราได้รับการตอบสนอง (response) จำนวนมากจากเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับอีเมลและนำมาวิเคราะห์เพื่อจำแนกประเภทของอีเมลที่ตีกลับ หลังจากนั้นเราจึงทราบและแยกประเภทได้ว่าเป็นอีเมลตีกลับแบบ Hard หรือ Soft

 

 PIC 01.jpg

เครดิต : Taximail

 

จากตัวอย่างด้านบน หลังจากที่คุณดาวน์โหลดรายงานสถิติแคมเปญอีเมลเรียบร้อยแล้วคุณจะเห็นรายงานของอีเมลตีกลับและเหตุผล ซึ่งนี่จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงกลยุทธ์การตลาดทางอีเมลสำหรับแคมเปญการตลาดครั้งต่อไปของคุณ

 

 

 

มาดูรายละเอียดว่าอะไรคือความแตกต่างระหว่างอีเมลตีกลับแบบ Hard  และ Soft

 

อีเมลตีกลับแบบ Hard

การตีกลับแบบ Hard บ่งบอกถึงเหตุผลที่ไม่สามารถส่งอีเมลได้อย่างถาวร โดยอีเมลของผู้รับที่ตีกลับจะถูกทำเครื่องหมายว่าเป็น Inactive hard bounce ซึ่งจะไม่ถูกนำไปส่งแคมเปญในอนาคตและจะถูกเพิ่มไปยังลิสต์สำหรับเก็บอีเมลผู้ติดต่อที่จะไม่ส่งอีก (Global suppression)

 

ปัญหา: สาเหตุ
Recipient email address does not exist อีเมลอาจถูกลบไปแล้ว
หรืออาจเกิดจากการพิมพ์ผิด
Mailbox is invalid or ambiguous หมายความว่าไม่มีที่อยู่นี้
ควรตรวจสอบอีเมลที่ได้รับมาให้ถูกต้อง
Relaying denied or Delivery not authorized เมื่อมีการส่งอีเมลไปยัง
ผู้ที่ไม่อนุญาตให้ส่งอีเมลไปหา
Mailbox disabled, not accepting messages เมลบ็อกซ์ไม่ได้เปิดใช้งานหรือ
เมลบ็อซ์มีอยู่จริงแต่ไม่เปิดรับข้อความ
Undefined network or Routing problem เซิร์ฟเวอร์รับอีเมลของเราไปแล้ว
แต่ไม่สามารถจัดส่งไปยังผู้รับได้
Permanent error for some unstated reason เซิร์ฟเวอร์อาจมีปัญหาการเชื่อมต่อ
หรือเนื่องจากการจัดเก็บไม่เพียงพอ
Domain name does not exist โดเมนไม่สามารถใช้งานได้อีก
โดเมนหมดอายุหรือไม่ได้ต่ออายุ

 

 

 

อีเมลตีกลับแบบ Soft

การตีกลับแบบ Soft มักเกิดจากปัญหาที่ไม่สามารถส่งแคมเปญอีเมลได้ชั่วคราว และมีการจัดการที่แตกต่างจากการตีกลับแบบ Hard เมื่อเกิดการตีกลับแบบ Soft จะปรากฏเป็นรายงานสถิติของแต่ละแคมเปญ

หากเรายังคงติดต่อเซิร์ฟเวอร์เมลของผู้ติดต่อไม่ได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด อีเมลจะถูกมองว่าเป็นการตีกลับแบบ Soft ที่แคมเปญนั้นทันที แต่คุณยังสามารถนำอีเมลดังกล่าวไปใช้ส่งกับแคมเปญอื่น ได้ โดยด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างเหตุผลทั่วไปที่อาจเกิดขึ้น

 

ปัญหา สาเหตุ
Delivery time expired or Network congestion มีหลายสาเหตุที่เป็นไปได้ เช่น
ฮาร์ดแวร์ (เซิร์ฟเวอร์เมลล่มชั่วขณะ),
การเชื่อมต่อที่ไม่ดีระหว่างเมลเซิร์ฟเวอร์,
อินเทอร์เน็ตไม่ดี ฯลฯ
Email message is too large อีเมลมีขนาดใหญ่เกินไป
สำหรับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ
โดยคุณควรปรับขนาดภาพหรือส่งเป็นลิงก์
Mailbox is full เมลบ็อกซ์ของผู้รับเต็ม
ต้องรอให้ผู้รับลบบางอีเมลออกก่อน
Recipient email server is down or offline อาจเป็นเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ
ที่ปิดการใช้งานหรือล้มเหลว
Recipient or recipient's email server rejected the connection กำลังพยายามเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์
แต่ถูกตัดการเชื่อมต่อ
Recipient or recipient's email server has completely blocked delivery ส่งเนื้อหาคล้ายสแปม, บล็อกชั่วคราว,
หรือส่งอีเมลจำนวนมาก
ไปยังเซิร์ฟเวอร์ของพวกเขา
Related to content with spam-like characteristics คุณอาจส่งข้อความจำนวนหนึ่ง
ที่ซอฟต์แวร์กรองสแปมของเรา
ให้คะแนนตั้งแต่ 5 ขึ้นไป
Syntax error เซิร์เวอร์ของผู้รับแจ้งกลับมาว่า
มีความผิดพลาดบางอย่างที่เกิดขึ้นชั่วคราว
The transaction failed for some unstated reason อาจหมายความว่าเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ
ไม่มีการตอบรับหรือตัดการเชื่อมต่อ
โดยที่ไม่ทราบสาเหตุ
Too many complaints from this sender อาจมีผู้ใช้จำนวนมากรายงาน
ว่าผู้ส่งเป็นสแปม

 

 

 

นี่จะช่วยให้คุณสามารถ:

    • ระบุได้ว่าแคมเปญไหนที่สร้างอัตราการตีกลับสูงสุด

    • ระบุได้ว่าผู้รับคนไหนใช้อีเมลที่สร้างการตีกลับ

    • ตัดสินใจได้ว่าอีเมลไหนที่ควรจะเก็บไว้ และอีเมลไหนที่ควรลบออกจากลิสต์รายชื่อของคุณ

    • ตรวจสอบข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของเรา

 

โพสต์โดย
โพสต์โดย
Sales Director
“พี่โอ๋” เป็นที่รักและเคารพจากทุกคนในทีม โดยเป็นผู้ควบคุมและจัดการทีมฝ่ายขายของ Taximail ให้มีทักษะในการพัฒนาความสัมพันธ์และการสื่อสารที่ดีกับลูกค้า ด้วยประสบการณ์ที่ยาวนานทำให้สามารถทำงานร่วมกับทีมและลูกค้าได้เป็นอย่างดี

ขยายธุรกิจของคุณด้วย
อีเมลมาร์เก็ตติ้ง

เริ่มต้นได้ฟรี